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企業物流信息化管理技巧
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談到物流,大家首先可能會想到第三方物流、電子商務、配送等相關概念。其實,除了上述的第三(四)方物流以外,還有一類物流業務值得大家關注,那就是製造企業內部的物流管理。所謂製造企業內部的物流管理,就是指製造企業從採購、生產到銷售過程中一系列涉及到物料管理的業務,如原材料的採購、保管、領用業務,半成品、產成品的生產、保管、領用或銷售業務等等。


  通過對許多企業物料管理中存在的問題進行分析,造成問題的原因可以從管理基礎和管理工具兩個方面來找。管理的基礎信息是數據,如果沒有準確、及時的運營數據,要做好管理工作是比較困難的。有了準確、及時的數據,沒有一套高效的管理工具也不能獲得成功。這個工具,就是我們所説的管理信息系統(軟件)。


  基礎數據的整理工作一般由企業自己來完成,而且與具體的企業有關,在此我們不再贅述。本文主要是從管理工具即企業管理信息系統的角度進行分析,來看它是如何改善企業管理的。下面我們分別從採購、庫存、銷售及建議四個方面進行闡述。


  一、採購管理的改善


  企業採購經常會出現的情況有:不按照採購計劃員編制的採購計劃,而按照領導的經驗進行採購;採購成本居高不下;計劃外重複採購等等。造成上述現象的原因,主要還是由信息渠道不暢和基礎數據不準確造成的。


  管理軟件中的採購系統在編制採購計劃時,有三個方面的需求來源,分別是生產的建議採購計劃、庫存量不足的補庫採購計劃和其他採購需求。這些需求都是通過聯網的系統直接從相關的部門獲得的,換言之,也就是真實和準確的。在確定了這三方面的需求後,通過合併與下達功能,系統將一段時期內的需求彙總,並按照系統中定義的物料與採購員的關係,生成責任到人的採購計劃。這樣就可以從根本上解決採購計劃的盲目性問題和採購計劃編制的複雜性問題,並且還可以解決採購資金的計劃問題、採購審批的問題、採購計劃完成情況的跟蹤問題等。


  二、庫存管理的改善


  物料的配套管理是企業最關心的管理問題之一,從最早的mrp,到後來的mrpii、erp,如何有效地降低庫存都是這些系統的核心功能。在解決庫存管理問題的過程中,bom(物料清單,產品結構)是解決庫存結構不合理的重要手段,也是erp系統中最核心的基礎數據。可以説,正確的bom是解決產品結構不合理問題的基礎。只有bom準確了,才可以做到按需採購、按需存儲、按需發料。


  企業的庫存經常會出現這樣的現象:庫存的物料不配套;每種材料應保存量不知道;和財務對帳對來對去對不上等等。這就涉及到庫存管理改善的問題。物料的配套管理是企業最關心的管理問題之一。


  對物料實物管理水平的提高,需要依靠硬環境和軟管理兩方面同時提高。硬環境主要是指倉庫的廠房設施、通風狀況、衞生狀況等方面的環境要有必需的保證。


  這其中最重要的一項就是要劃小保管單位,也就是將倉庫劃分區域、貨位,不要將物料雜亂無章地堆在一起。有條件的企業可以搞立體倉庫。


  軟管理是指藉助信息系統這個工具,及時發現和解決管理中的問題,藉以提高管理水平。通過信息系統,一般可以完成的功能包括物料的批次管理、超限額告警、失效告警、限額髮料、存貨核算、日常報表等。


  這裏需要補充説明的是,僅靠信息系統發現問題,而沒有強有力的考核手段來保證的話,一般也很難達到效果。比如系統自動識別出來的先進先出的物料,也要靠人工實際去相應的貨位發出相應的物料。如果保管員偷懶的話,就只有靠制度和考核來保證了。


  三、銷售管理的改善


  銷售部門的數據與財務部門的數據對不上怎麼辦?客户的信用管理怎麼改善?分銷管理如何實現?


  銷售是企業最為關心的問題,也是最容易出現問題的地方。銷售環節中的問題,也可以在管理基礎和管理工具兩個方面尋求解決的辦法。


  比如銷售中最容易出現的“兩張皮”現象(銷售部門的數據與財務部門的數據對不上),主要就是依靠管理工具來解決。通過企業聯網,銷售部門和財務部門可以共用一套基礎數據,避免了信息孤島。財務部門的數據是通過正式開出的發票統計形成,銷售部門的數據則是在此基礎上增加了已開提貨單尚未開發票部門的數據,這樣,問題就可以從根本上得到解決了。


  客户的信用管理是銷售過程中另一個重要的管理問題,這主要通過提高基礎數據的準確性來完成。


  分銷管理是現在企業廣泛關注的問題,在廣域網上的庫存管理依靠手工是無法有效完成的。通過建設基於廣域網的管理信息系統,可以將全國各地的庫存在邏輯上都拿到公司總部進行管理,這樣可以充分發揮計算機網絡的優勢,實現管理的“零距離”。


  四、企業實施信息化的幾點建議


  確定明確的目標,選擇合適的產品和合作夥伴,領導予以重視,制定可行的計劃和嚴格的規章制度。


  企業在實施管理信息系統時,一定要注意以下幾點:


  1. 確定明確的目標是erp項目實施的關鍵。erp系統並非無所不能,它有自己明確的定位和範圍,因此一定要從企業當前的狀況出發,找出管理中的瓶頸問題,切忌貪多求全。


  2. 選擇合適的產品和合作夥伴是erp項目成功的前提。國外的erp軟件有着不菲的價格,而且選購erp軟件並不像選擇一個硬件產品,可以拿來就用。erp是軟件,就其本質而言是一種管理思想,這就存在着能否應用的問題。


  3.領導重視是erp項目成功的重要保證。erp項目首先是一個管理改善項目,其次才是技術項目。作為管理改善項目,離開了企業主要領導的重視與參與,一般是難以成功的。


  4. 精幹的組織、可行的實施計劃可以確保erp項目的成功。一旦確定了erp項目的目標和合作夥伴,首先需要組成一個erp項目實施小組。一般erp項目的實施都要在六個月以上,如果沒有一個可行的實施計劃,很難使實施人員保持足夠的耐心。因此一定要在項目正式開始前,由項目小組制定一份可行的實施計劃和方案。


  5. 嚴格的規章制度是erp項目長期有效的保障。該制度要有非常有效的保證監督措施,以保障在項目驗收以後發揮效用。